2023年9月15日至17日，经过我所师生三年精心筹备的“环境化学青年学者研讨会”在湖北省宜昌市顺利召开。由于新冠疫情的反复，此次会议三次变更会期，最终得以顺利召开，确实来之不易，是学校相关部门的大力支持，全所师生精心筹备、全力保障，确保了会议的高质量召开。
1. 精心筹备，细化方案
在会议筹备前期，成立了“环境化学青年学者研讨会会务组”，黄应平教授和丁腾达教授担任会务组组长，会务组成员包括毛俊华、黄笛和牛慧斌。2023年8月26日，通过“线上+线下”交流的方式，丁腾达老师代表基金委对会议工作进行了整体介绍及安排。校内我所会务组成员前后组织开展了17次会务组会议，黄应平教授均现场对任务分工及细节进行把握。尤其是会议前一周，会务组成员采取“早上任务安排+晚上工作总结”的方式对会务工作进行细化。我所始终秉持对会议目标的执着追求，积极应对各种突发情况。同时，三峡大学校党政办公室也给予大力支持，科技发展研究院组织开展校内工作会，科技发展研究院、人事处、发展规划与学科建设办公室、党委宣传部、水利与环境学院、土木与建筑学院、材料与化工学院、生物与制药学院等单位提供包括组织策划、场地安排、物资准备、人员调配等方面细致入微的帮助。三峡大学宣传部高部长仔细审阅并修改发言提纲、严格把关新闻报道，周到布置照片报道。此外，此次会议的筹备和举办也得到了夷陵区的高度重视和支持，该区对安全和医疗布置进行周密的策划和准备，部署专门的医疗队伍和安保人员，以确保会议期间的安全和医疗保障。
2.统筹协调，分工协作
为确保会议的顺利进行，我所40多位学生参与志愿者工作。为了便于工作对接，分别建立了“2023研讨会会务组”、“实验室会务协调”、“9.15-17会务联络群”、“9.15会议车次协调组”、“9.15会议资料组”及“9.15会议报到处工作组”等6个微信群，并在现场配置对讲机，随时对会务工作进行沟通协调。会场布置过程中，部分同学工作到凌晨，每天只睡4-5个小时，从酒店开车返程到学校的过程甚至略有“哈欠”。为了各同学安全，会务组成员相互沟通扶持，互相提醒。
会议进行过程中，4位同学在酒店入口处负责专家签到和资料发放工作，另外3位同学陪同专家办理入住手续。会场内，4位同学精心准备丰富的茶歇，为参会者提供放松和交流的机会。2位设备组的同学提前对会议流程和屏幕投影进行细致的模拟演练，确保会议当天的顺利进行。宣传组精心安排3位同学，从不同的角度拍照记录专家的汇报瞬间。另外，2位同学在最后1分钟和30秒准备举牌倒计时，以便让参会者更好地掌握时间。在专家提问环节，3位同学迅速为专家传递话筒，使得参会者能够充分表达自己的观点和想法。
3.深入对接，精细服务
为确保参会专家行程通畅，提前安排我所10位老师联系专家，采取“1对11”的模式，收集来宜和返程信息，做到每位专家都有点对点的老师接送。参会专家中，68位专家抵达宜昌东站，61位专家到达三峡机场。三峡大学安排了7辆商务车以及1辆中巴车负责专家的接送任务，我所6位老师也作为机动小组参与专家“点对点”的接送。9月15日晚，由于车程较远部分专家凌晨抵达宜昌。经统计，我们提前备有10份自助盒饭，当他们到达酒店时，坚守在酒店的后勤组成员提前为专家们热好饭菜并送达至房间。
4.坚守岗位，至始至终
在17日上午会议闭幕后，大部分参会专家选择在当天下午离开，其中9位专家计划在次日返程。负责会务接待的志愿者值守至18日中午，确保所有参会专家安全抵达宜昌东站和三峡机场。在此期间，有部分专家因行程紧凑，行李整理匆忙，不慎将个人物品遗落在会场。得知此消息后，我所志愿者迅速与会场工作人员取得联系，并将遗落物品整理后寄出，确保这些物品能够快速回到各自主人手中。同时，在会议闭幕后，宣传组的志愿者第一时间对所获得的10G影像资料进行了整理和分类。他们将每位汇报专家的照片分别打包，并于18日上午将这些珍贵的照片发送到了各位专家手中。这些照片给参会专家留下了难忘的回忆，让他们能够更好地回顾和分享在会议期间的精彩瞬间。
总结
本次会议筹备不仅体现了我所师生的卓越动员能力，更进一步增强了我们团队的凝聚力，推动了团队成员之间的交流与合作，为我所的科研工作注入了新的活力。同时，会议的成功举办也提升了我所的影响力，吸引更多的学者和学生的关注。
